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Dieser Beitrag ist aufgrund des Kurses (digitale) „Lern- und Bildungsprozesse“ im Masterstudiengang gesellschaftlicher Wandel und Teilhabe (GWT) im Sommersemester 2021 an der Hochschule München entstanden.

Intro

Die Erkenntnis ist nicht neu, dass Wissen als die wichtigste Ressource in der heutigen Wissensgesellschaft gilt. War es die Herausforderung des 20. Jahrhunderts, die Produktivität manueller Arbeit zu steigern, so ist der Anspruch im 21. Jahrhundert, Wissensarbeit produktiv zu machen (Mader 2023: 1f.) Dass dabei das Wissensmanagement zunehmend an Bedeutung gewinnt, hat mehrere Gründe: Durch den demografischen Wandel drohen Wissensverluste durch Mitarbeitende, die in den Ruhestand gehen. Mit dem Ausscheiden der Babyboomer sprechen wir von immerhin 30 Prozent bis 2036 (Statistisches Bundesamt). Auch die zunehmende Flexibilisierung und Mobilisierung der Arbeit sowie neue Formen der Zusammenarbeit erfordern ein effektives Wissensmanagement. Die Transformation der Unternehmenskultur zur lernenden Organisation und zur wissensorientierten Führung wird nur mit gutem Wissensmanagement gelingen. Hinzu kommt, dass sich Wissensprozesse drastisch beschleunigen, und das in einer sogenannten BANI-Welt (Brittle – Anxious – Non-linear, Incomprehensible), die von Chaos und Instabilität geprägt ist (vgl. Müller 2022: 2f.). 

Begleitet wird diese Entwicklung von der Digitalisierung und dem Fortschritt der künstlichen Intelligenz. So unterstützen IT-Tools die partizipative Erstellung und Teilung von Content in Form von Wikis, z.B. BayernCollab und Blogs, z.B. Online Mathetik (vgl. Müller 2022: 2). Effektives Wissensmanagement wird sich also „zu einem entscheidenden Wettbewerbsvorteil entwickeln“ (Müller 2022: 2), nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Hochschulen in den Bereichen Forschung und Innovation, Lehre und Studium sowie Verwaltung und Organisation. Von vielen Hochschulen wird Confluence als Wissensmanagement-Tool zur Kollaboration und Teamarbeit eingesetzt. Dient Confluence tatsächlich dem Wissensmanagement oder verspricht das Tool vielmehr einfache Lösungen für eine komplexe Aufgabe und ist es dann doch nur ein (weiteres) technisches Vehikel zur Bereitstellung von Informationen und zur Kommunikation? 

Der Praxisfall

Eine Organisationseinheit innerhalb der Universitätsverwaltung setzt einen Nachhaltigkeitsprozess auf mit dem Ziel, den Betrieb, Arbeitsprozesse und die Services innerhalb der Organisationseinheit im Kontext ökologischer, ökonomischer/prozessualer und sozialer Nachhaltigkeit zu verändern. In einem partizipativen Prozess werden sechs relevante Handlungsfelder definiert und jeweils ein klarer Auftrag formuliert. Die Umsetzung der Aufträge liegt in der Verantwortung je einer eigens dafür eingerichteten Arbeitsgruppe. Innerhalb des Nachhaltigkeitsprozesses soll das vorhandene Wissen unterschiedlicher Personen und aus verschiedenen Arbeitsbereichen identifiziert und weiterentwickelt werden, um daraus Handlungsempfehlungen für die gesamte Organisationseinheit zu erarbeiten, neue Praktiken zu etablieren und bestehende Services zu verbessern. Um das Wissen zu organisieren und zu teilen, wird ein Arbeitsbereich in Confluence eingerichtet. Nun aber erst einmal zurück zur Theorie, die anhand des Praxisfalls anschaulich gemacht werden soll.

Daten – Information – Wissen

Wenn es um das Management von Wissen geht, zeigt sich, dass es von zentraler Bedeutung ist, erst einmal genau zu definieren, was Wissen ist. Nicht selten wird von Wissen gesprochen, auch wenn Daten oder Informationen gemeint sind. Eine praxistaugliche Definition ist bei Köhler und Oswald zu finden: Diese definieren Daten als jegliche alphanummerischen Codes. Erst wenn diese in einem Kontext interpretierbar werden, spricht man von einer Information. Diese entsteht nur aus der Wechselwirkung eines Menschen mit Daten und nur dann, wenn dem Menschen der Kontext bekannt ist. Letztendlich wird Wissen als gelernte Information definiert. Wissen setzt also einen erheblichen Lernprozess voraus. Geht es um die Erarbeitung gemeinsamen Wissens, so beinhaltet dies die Herstellung gemeinsamer Kontexte und die Erarbeitung neuen Wissens durch Lernen bzw. das Verinnerlichen neuer Information (vgl. Köhler 2009: 13ff.).

Kommen wir zur Verdeutlichung auf unseren Praxisfall zurück: Die Mitglieder der Arbeitsgruppe Nachhaltiger Betrieb nehmen an einer „Hitzestudie“ teil, um aus den Ergebnissen Maßnahmen zum Hitzeschutz am Arbeitsplatz zu entwickeln. Über einen bestimmten Zeitraum zeichnen Logger Temperatur und Luftfeuchtigkeit am Arbeitsplatz sowie im Homeoffice auf. Die ausgelesenen Daten sind z.B. 14.08.2023, 18:00 Uhr, 28,2 °C. Nachfolgende Temperaturkurven bilden den Kontext, in dem die Daten von den Studienteilnehmenden interpretiert werden können. Daraus entstehen Informationen, z.B. dass es außen deutliche Tag-/Nachtschwankungen gibt, während im Büro die Temperatur ziemlich konstant bleibt oder dass die Temperatur im Büro konstant über der Durchschnittstemperatur liegt.

In einem (gemeinsamen) Prozess aus Erfahrung und Lernen, z.B. über individuelles Hitzeempfinden, den Einfluss von Hitze auf die Leistungsfähigkeit sowie den Einfluss der Luftfeuchtigkeit auf das Wohlbefinden, entsteht Wissen, welches genutzt werden kann, um Hitzeschutz-Maßnahmen zu entwickeln. Die Dokumentation, z.B. in Form eines Maßnahmenblatts, das auf Confluence eingestellt wird, lässt Wissen wieder zur Information werden. Für die Mitarbeitenden der Organisationseinheit ist das Wissen der Studienteilnehmenden zuerst nur Information, die sie durch Umsetzung und Weiterentwicklung der Maßnahmen wieder in sich selbst zu Wissen konstruieren (vgl. Mader 2023: 11).

Wissensmanagement an Hochschulen

Wissen liegt in der Genese von Hochschulen und spielt in allen Funktionsbereichen eine zentrale Rolle: Die Forschung generiert laufend neues Wissen, in der Lehre geht es um die Vermittlung und Generierung von Wissen und auch in der Verwaltung bedarf es aufgrund der Komplexität und des derzeitigen Wandels eines umfangreichen Wissens, das oftmals nur in den Köpfen einzelner Mitarbeitenden steckt. Dass der Wissensverlust bei Personalwechseln hier besonders groß ist, liegt auf der Hand. Ein Problem, das an Hochschulen zwar erkannt, aber längst noch nicht gelöst wird (vgl. Wilkesmann und Würmseer 2007: 1). Ein Ansatz wäre hier ein aktives Wissensmanagement, was insbesondere für Hochschulen eine Herausforderung darstellt, da dies nicht der Logik des Systems Hochschule entspricht. Demnach wollen Forschende ihr Wissen in renommierten Journals publizieren, wollen Lehrende noch immer ihr Wissen auf Studierende übertragen und in der Verwaltung hat man es nicht selten mit Hoheitswissen und einem dahinterliegenden Machtanspruch zu tun. 

Allgemein unterscheiden wir persönliches Wissensmanagement, Wissensmanagement im Team, organisationales Wissensmanagement sowie Wissensmanagement mit der Umwelt. Wir bleiben im Bereich der Universitätsverwaltung, deren Wissen dahingehend gemanagt werden muss, das vorhandene „Wissen optimal zu nutzen und sicherzustellen, dass das nötige Wissen zu jeder Zeit verfügbar ist, sowie aufgebaut oder entwickelt und produktiv“ (Mader 2023: 17) für die Organisationseinheit nutzbar gemacht wird. Dafür braucht es die Vernetzung von Dokumenten, Algorithmen und Menschen. (vgl. Mader 2023: 17). 

Informationsmanagement organisiert Dokumentation. Wissensmanagement organisiert Zusammenarbeit und entwickelt Menschen. Und Menschen entwickeln das Business.

Mader 2023: 18

Gelingendes, zeitgemäßes Wissensmanagement wird laut Mader von der Gesamtstrategie einer Organisation abgeleitet, prinzipiell gemeinsam erarbeitet und in die laufenden Arbeitsprozesse integriert. Dabei stellt es systematisch die konkreten Bedarfe fest, wählt passende Methoden aus und stiftet messbaren Nutzen (vgl. Mader 2023: 4f.). 

Zu Beginn sollte geklärt sein, wozu in der Organisationseinheit aus dem Praxisfall ein Wissensmanagement etabliert werden soll. Der Zweck könnte beispielsweise die Umsetzung der hochschulweiten Nachhaltigkeitsstrategie oder die Verbesserung der Qualität ihrer Services sein. „Damit Wissensmanagement nicht zu einem unkoordinierten Vorgang wird“ (Lehner 2019: 349f.) sollten konkrete und messbare Wissensmanagementziele formuliert werden. Ziel eines jeden Wissensmanagements ist „die Schaffung einer gemeinsamen Wissensbasis zur Lösung einer Aufgabenstellung.“ (Köhler 2009: 16).

Darüber hinaus braucht ein erfolgreiches Wissensmanagement die Festlegung von Zuständigkeiten und klare Verantwortlichkeiten (vgl. Lehner 2019: 352). In unserem Beispiel wären das die Mitarbeitenden einer Organisationsabteilung der Universitätsverwaltung, „die ihr eigenes Wissen und das von anderen bestmöglich einsetzen sollen.“ (Lehner 2019: 352). Die Wissensarbeiter der nächsten Ebene wären beispielsweise die Mitglieder der Arbeitsgruppe Nachhaltiger Betrieb, die aus der Hitzestudie Maßnahmen entwickeln und die Informationen hierzu auf Confluence bereitstellen. Die Leitungen der verschiedenen Arbeitsgruppen entsprechen den Manager*innen von Wissensmanagementprojekten und auf der obersten Ebene leiten die Führungskräfte der Organisationseinheit das Wissensmanagement (vgl. Lehner 2019: 352f.). 

Confluence als Wissensmanagement-Tool

Confluence von Atlassian ist ein Enterprise-Content-Management System (ECMS). Als Unternehmens-Wiki dient es dazu, in kooperativer Arbeit ein Corporate Memory aufzubauen (vgl. Müller 2022: 161). Wikis sind ein modernes Tool, um in erster Linie Wissen zu teilen. Einer von sieben Irrtümern des Wissensmanagements, die Müller aufgestellt hat, ist: „Wikis lösen nahezu alle Probleme“. Er meint damit, dass die Phase, in der Wikis als ‚Allheilmittel‘ des Wissensmanagements betrachtet wurden, vorbei ist (vgl. Müller: 2022: 264f.). 

Wie das Beispiel oben gezeigt hat, entsteht aus Wissen, das dokumentiert wird immer nur Information. Wissen kann demnach nicht direkt weitergegeben, sondern nur auf Basis von Informationen und praktischer Anwendung aufgebaut werden. Somit kann es keine „Wissensdatenbanken“ geben, da diese immer nur Daten und Informationen enthalten. Die Maßnahmenblätter zum Hitzeschutz, die auf Confluence bereitgestellt werden, können dazu dienen, dass andere auf einem höheren Level starten, als sie das ohne diese Information getan hätten (vgl. Mader 2023: 12). Jetzt kann man kritisch anmerken, dass solche Maßnahmenblätter auch auf einem gemeinsamen Laufwerk abgelegt werden können, was sogar den Vorteil hätte, dass der Zugriff darauf schneller und einfacher sowie ohne die Anmeldung in einem weiteren Tool, erfolgen kann. Zudem besteht die berechtigte Kritik, mit Confluence Doppelstrukturen aufzubauen, die es im Zuge der Informationsflut und im Hinblick auf den Pflegeaufwand unbedingt zu vermeiden gilt. Bleiben wir beim Beispiel der Maßnahmenblätter, dann fallen diese wohl eher in das Informationsmanagement, das sich u.a. mit Dokumentenmanagement, Suchfunktionen, Verteilung von Informationen und mit Informationsprozessen befasst (vgl. Mader 2023: 16). 

Wissensmanagementtools sind „wirkungslos, wenn kein Raum zur Schaffung von gemeinsamem Kontext und zum Erarbeiten neuen Wissens vorhanden ist.“ (Köhler 2009, S. 15). Wird Confluence lediglich als Kommunikationskanal verwendet, kann darüber kein neues Wissen erarbeitet werden, da es den Benutzer*innen an einer gemeinsamen Sichtweise fehlt und sie aus verschiedenen Kontexten Beiträge unterschiedlich oder sogar missverständlich interpretieren. 

Auch wenn Wikis lediglich eine „Sammlung nützlicher Informationen“ (Mader 2023: 145) sind, bezeichnet Mader sie als Wissensmanagement-Tool, das meist so funktioniert, dass der Großteil der Nutzenden passiv Informationen konsumiert, ein kleiner Teil vorhandene Inhalte verbessert oder korrigiert und nur eine kleine Minderheit die Masse des Contents schreibt (vgl. Mader 2023: 146). Diese Aussage bestätigt auch der Praxisfall in diesem Beitrag. Ein Erfolgsfaktor für dieses Problem ist lt. Mader eine Wiki-Redaktion, die singuläre Wissensträger*innen, die selbst keine Beiträge verfassen, interviewen und aus den Antworten einen Wiki-Beitrag texten, der dann nur mehr freigegeben werden muss (vgl. Mader 2023: 147).

Fazit

Wissensmanagement ist weit mehr, als die Bereitstellung von Inhalten über ein IT-Tool wie Confluence. Wenn Wissensmanagement gelingen soll, muss dieses als (laufende) Managementaufgabe verstanden werden. So braucht es die Entscheidung und das Commitment der Führungsebene zur Einführung eines Wissensmanagements. Auch müssen Zweck, Nutzen, Ziele, Maßnahmen und Instrumente des Wissensmanagements festgelegt und transparent gemacht werden, um die Akzeptanz, eine gemeinsame Wissenswertschöpfung sowie die Integration in laufende Arbeitsprozesse zu ermöglichen. 

Solange Confluence dazu genutzt wird, dass Mitarbeitende aus den Arbeitsgruppen, Content einstellen und die Mitarbeitenden der Organisationseinheit diesen abrufen können, entsteht kein neues Wissen. Zu einem Instrument des Wissensmanagements wird Confluence dann, wenn sich alle Mitarbeitenden aktiv beteiligen, ihr Wissen teilen und gemeinsam in diesem Tool neues Wissen entwickeln. Ob Confluence dafür überhaupt geeignet ist, insbesondere da nicht gemeinsam an Dokumenten gearbeitet werden kann, bleibt auch am Ende des Beitrags fraglich.

Reflexion auf die Eigenarbeit und den Kurs

Da zwischen diesem Blogbeitrag und dem belegten Kurs drei Jahre liegen, ist eine Reflexion für mich nur schwer möglich. Damit bin ich allerdings schon bei meiner ersten Erkenntnis, dass Reflexion, aus der man lernt, nur möglich ist, wenn diese zeitnah erfolgt. 

Insgesamt war der ausschließlich digitale Lernraum eine große Herausforderung für mich. Ähnlich wie in einem neuen physischen Raum musste ich mich erst einmal orientieren und zurechtfinden. Da der digitale Lernraum für mich ein völlig unbekannter Raum war, hat dies einige Zeit in Anspruch genommen und bedurfte einer ganz neuen (Selbst)organisation. 

Lernen und Wissen aufbauen habe ich in Interaktion mit dem Dozenten und den Kommiliton*innen bewusst und neu erfahren im Unterschied zu den Erfahrungen in anderen Lehrveranstaltungen. Und es hat mir aufgezeigt, wie sehr ich in der Prägung von „richtig und falsch“ sowie „Wissen ist gut, Nichtwissen ist schlecht“ verhaftet bin und welche Möglichkeitsräume sich außerhalb dieser „Glaubenssätze“ öffnen.

Ich bin in den im Beitrag genannten Praxisfall involviert und erst durch das Verfassen dieses Beitrags und der Auseinandersetzung mit der Literatur konnte ich verstehen, warum es nicht funktioniert, Inhalte auf einem IT-Tool wie Confluence zur Verfügung zu stellen, mit der Absicht, damit aktives Wissensmanagement zu betreiben. Auch habe ich gelernt, was hierfür erforderlich ist. Mit diesem neuen Wissen werde ich sowohl an die Leitungsrunde herantreten, als auch diesen Beitrag im Blog unseres Confluence-Arbeitsbereichs veröffentlichen. 

Organisatorisches

Literaturverzeichnis

• Köhler, Jens und Oswald Alfred (2009) Die Collective Mind Methode. Projekterfolg durch Soft Skills. Berlin Heidelberg: Springer Verlag
• Lehner, Franz (2019) Wissensmanagement. Grundlagen, Methoden und technische Unterstützung. München: Carl Hanser VerlagL
• Mader, Isabella (2023) Wissensmanagement erfolgreich umsetzen. Praxisleitfaden mit Self-Check, Toolselektionshilfe und Toolbox. ISO 9001:2015 konform. Berlin: Springer Gabler
• Müller, Michael (2022) Wissensmanagement klipp & klar. Wiesbaden: Springer Gabler
• Statistisches Bundesamt https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2022/08/PD22_330_13.html (letzter Zugriff: 20.02.2024)
• Wilkesmann, Uwe und Würmseer, Grit (2007) Wissensmanagement an Universitäten. In: Hochschulmanagement: Jg. 2 (1) S. 1-6
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