Lesezeit (inkl. Mediennachweis): 4 Minuten

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Inhalte

Rahmeninformationen

Dieses Video zum Thema “agile Methoden in Organisationen” wurde im Rahmen des Kurses “Handlungsressourcen komplexer Organisationen im digitalen Zeitalter” im Master Gesellschaftlicher Wandel und Teilhabe erstellt. Die Urheber des Videos sind Johanna, Anika, Tobias, Maria und Nina, die im Video unter den Pseudonymen, Emma Emsig, Karla Krempel, Herr Konrad, Melanie Markwart und Hannah Helfrich auftreten.

Den Rahmen des Videos bildet die fiktive Talkshow “Der Organisationscheck”, die sich wöchentlich mit einem anderen Thema aus dem Bereich Steuerung und Management von Organisationen befasst. In dieser Folge soll die Leitung der Kindertagesstätte Kunterbunter aus aktuellem Anlass Tipps für die Gestaltung agiler Zusammenarbeit erhalten. Im Speziellen wird die agile Methode Kanban vorgestellt und auf die KiTa übertragen. Auch wird besprochen, was bei der Umsetzung zu beachten ist und welche Vor- und Nachteile diese Methode mit sich bringt. 

Teilnehmer:innen sind inhaltlich neben Karla Krempel, der Leitung der KiTa Kunterbunter, die Expertin für agile Methoden Emma Emsig sowie Hanna Helfrich, deren Unternehmen bereits erfolgreich nach dem Holocracy-Prinzip gesteuert wird. Moderiert wird die Folge von Melanie Markwart.

Auflistung der Videoinhalte nach Zeitstempel

0:26	Begrüßung und Vorstellung des Themas (Melanie Markwart)
1:10	Vorstellung der Teilnehmenden (Melanie Markwart)
1:44	Einstieg ins Thema: Erläuterung der Gründe für Teilnahme (Karla Krempel)
3:20	Kurze Erklärung des Begriffs Agilität (Emma Emsig)
4:31	Holokratie als Beispiel der ganzheitlichen Anwendung von Agilität auf eine Organisation (Hannah Helfrich)
8:09	Kurze Methodenvorstellung und Überleitung zu Kanban (Emma Emsig)
8:43	Vorstellung von Kanban anhand eines Erklärvideos
12:07	Rückbezug der Methode Kanban auf die KiTa: Darstellung von Möglichkeiten und aktuellen Schwierigkeiten (Karla Krempel)
13:23	Darstellung der Einführung von Holokratie (Hannah Helfrich)
16:06	Kanban als empfehlenswerte Methode zur Einführung von Agilität (Emma Emsig)
18:11	Besseres Verständnis der Einführung von Kanban, aber bestehende Unsicherheiten (Karla Krempel)
19:08	Weitere Tipps für die konkrete Einführung (Emma Emsig)
22:28	Weitere Einblicke in sowie einen Ausblick auf die interne Zusammenarbeit (Karla Krempel)
23:50	Sorge vor Kontrollverlust und Umgang damit (Karla Krempel)
26:50	Ergänzungen zum agilen Arbeiten (Hannah Helfrich)
28:03	Abschließende Worte und Dank (Karla Krempel)
28:42	Zusammenfassung und Verabschiedung (Melanie Markwart)

Organisatorisches

Reflexion der Gruppenarbeit

Entstehung des Projekts 

Für die Lehrveranstaltung „Handlungsressourcen komplexer Organisationen im digitalen Zeitalter“ wurde eine Präsentation zu dem Thema „Agile Methoden und agile Steuerung von Organisationen“ abgehalten.  

Durch das Feedback, das Herr Dr. Klier dem Team nach der Präsentation gab, entstand die Idee, die bereits vorgestellte agile Methode: “Kanban” auf eine soziale Organisation anzuwenden. Es konnte keine konkrete Literatur zur Anwendung von Kanban auf eine Kindertageseinrichtung gefunden werden. 

Das Team stellte sich dieser neuen Herausforderung und übertrug die Methode eigenständig auf eine Kindertageseinrichtung. Die Entscheidung, welche Methode am geeignetsten für die Darstellung der Ergebnisse ist, nahm viel Zeit in Anspruch und sorgte für Diskussion.  

Durchführung des Projekts  

Alle Teilnehmenden konnten sich mit einem guten Gefühl auf das jetzige Format (Video) einigen. Für die Aufnahme des Videos benutzte das Team erneut das Tool „zoom“. Hier lernten alle Beteiligten die neue Funktion des Avatars und der immersiven Ansicht kennen und probierten diese aus. Dieser Teil bereitete dem Team viel Spaß. Es fanden zwei Durchgänge statt. Das Erklärvideo wurde im Nachgang aufgenommen. Herr Konrad, der im Video kaum zu sehen ist, schnitt das komplette Video zusammen, sodass jedes Teammitglied gleichermaßen seinen Teil zum Leistungsnachweis beigetragen hat. 

Technische Gestaltung der Zusammenarbeit 

Erste Strukturen für die Kommunikation wurden durch eine Whatsapp-Gruppe geschaffen. Alle Beteiligten waren mit diesem Tool vertraut und Nachrichten wurdn schnell gelesen und beantwortet.  Das Team entschied sich zudem, um das Teilen von Dokumenten zu erleichtern, einen gemeinsamen Dropbox Ordner zu erstellen. Zudem wurde ein gemeinsam geteiltes Word-Dokument erstellt, in dem alle die Inhalte reinstellen konnte, welche für das Projekt hier relevant waren. Dies war für einige Teammitglieder neu. Anfangs erzeugte der öffentliche Zugang zu den Dokumenten Schwierigkeiten. Die Teammitglieder halfen sich jedoch gegenseitig und konnten sich so gewinnbringend unterstützen.  

Durch mehrere Präsenz-Sitzungen, welche über das (den Teilnehmenden) bereits bekannte Tool: „zoom“ abgehalten wurden, wurden die Inhalte festgelegt und alle trugen ihren Teil zu dem Gesamtergebnis bei.  Dokumentiert wurden die Sitzungen ebenfalls über das Word-Dokument. Die Absprache, wer an welchem Tag für die Mitschrift verantwortlich war, lief problemlos, sodass alle Beteiligten mit dieser einverstanden waren. Es wurde am Ende jedes Treffens eine Deadline für die Erledigung der aufgestellten Aufgaben festgelegt. Wer welche Aufgaben übernahm legte das Team selbst fest. Auch diese Absprachen konnten schnell getroffen werden, da sich die Aufgabenverteilung an den Stärken und Interessen der Einzelnen orientierte.   

Fazit 

Interessant wäre im Nachhinein die Anwendung von Kanban auf die Zusammenarbeit in der Gruppe im Zuge des Leistungsnachweises gewesen. Die angewandte Vorgehensweise erwies sich jedoch als sinnvoll, da die Beteiligten zuvor noch keinen Leistungsnachweise gemeinsam erbracht haben und die Arbeitsmotivation der jeweils anderen noch schwer einschätzbar war. Die Kommunikation im Team wurde von allen Teammitgliedern als sehr gut bewertet. 

Der Arbeitsaufwand war nach der Erstellung des Videos noch nicht beendet. So stellte sich die Gruppe zusätzlich folgenden Herausforderungen: Auseinandersetzung mit dem Back-End von Mathetik.de, Argumentation für die Notenfindung, Beschreibungstext mit Zeitstempel für das Video, Reflexion der Gruppenarbeit, Begleittext für den Upload, etc.  

Die Gruppenmitglieder würden wieder eine Gruppenarbeit in dieser Form durchführen, diesmal aber die Methode Kanban in die Strukturierung der Arbeitsabläufe miteinbeziehen 

Literaturverzeichnis

Agile.Coach (o.J.) Was ist Kanban? Verfügbar über: https://agile.coach/de/wissen/kanban-definition/ [Letzter Zugriff: 04.02.2023]. 

Büro-Kaizen (o.J.) Die Kanban-Methode und ihre Funktionsweise. Verfügbar über: https://www.buero-kaizen.de/kanban-methode/ [Letzter Zugriff: 04.02.2023]. 

Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) (2023) Kanban. Verfügbar über:  https://www.orghandbuch.de/OHB/DE/OrganisationshandbuchNEU/4_MethodenUndTechniken/Methoden_A_bis_Z/Kanban/Kanban_node.html [Letzter Zugriff: 04.02.2023]. 

Korn, Hans-Peter (o.J.) Die „agile“ Organisation. Vom Hype zum Daily Business. Verfügbar über: https://korn.ch/archiv/Agile-Organisation.pdf [Letzter Zugriff 28.12.2022]. 

Nowotny, Valentin. (2016). Was ist ein agiles Unternehmen? Eine Einführung. Verfügbar über: https://upload-magazin.de/14153-agile-unternehmen/ [Letzter Zugriff 09.01.2023]. 

Dobiey, Dirk und Böttcher, Dirk (2016) Wenn Kreise denken und lenken. In: brand eins Wirtschaftsmagazin. S.96-99. 

Musik: Kah, Ronald (o.J.) Verfügbar über: https://ronaldkah.de/ [Letzter Zugriff 09.01.2023]. 

Videohintergrund: Zoom

Erklärvideo: eigene Darstellungen über PowerPoint, Musik: https://www.youtube.com/watch?v=owrhKIN3Y90

Bilder Einspieler: Pexels, Lizenzfrei / Video Einspieler: Adobe Premiere preset

CC BY-SA und OER

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