Heute schon mit deiner Kollegin über den Termin morgen geslackt?

Nina Popkes/ Juli 7, 2021/ Corona Tagebuch, Digitale Organisation, Digitale Transformation

Lesezeit (inkl. Mediennachweis): 7 Minuten

Vom schwarzen Brett zu Workplace, Slack und Co.

Interne Kommunikation in Unternehmen durch digitale Plattformen: Ein Einblick

Mal ganz von vorne: Globalisierung, Vernetzung, digitales Zeitalter und soziale Medien?

Unsere globalisierte Welt ist maßgeblich durch die digitale Vernetzung geprägt. Seit mehr als 20 Jahren erleben wir eine „exponentielle Zunahme an Digitalisierung in Gesellschaft, in Unternehmen und bei einzelnen Akteuren“ (Eicke 2018, S. 55f.; Pleil/Helferich 2020, S. 2). Dies hat weitreichende Auswirkungen auf unseren Alltag, sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld. Ein Tag ohne Handy – heutzutage quasi undenkbar. Wir sind immer und überall erreichbar.

Die Big Player dieser zunehmend digitalisierten Welt sind soziale Netzwerke wie Facebook, Instagram & Co., deren Einfluss auf unsere Gesellschaft stetig wächst. Um es mit Zahlen zu verdeutlichen: Nach offiziellen Angaben zählt Facebook im Jahr 2021 ca. 2,8 Milliarden Nutzer:innen (vgl. Kroker 2021). Das entspricht mehr als einem Drittel unserer aktuellen Weltbevölkerung (Anm.: über 7,8 Milliarden, Stand November 2020). Über eine Milliarde Menschen nutzen Instagram, über 750 Millionen LinkedIn.

Dieses enorme Potenzial haben Unternehmen natürlich längst für sich erkannt. Oder anders gesagt: Ein Unternehmen kann es sich heutzutage nicht mehr leisten, nicht auf sozialen Netzwerken präsent zu sein. Auf Instagram etwa folgten 2020 mehr als 90 Prozent der Nutzer:innen auch einer Unternehmensseite (vgl. Roth 2020).

Eine “Integration digitaler Technologien in Prozesse und Produkte“ (Pleil/Helferich 2020, S. 2) ist die Folge – auch in der internen Unternehmenskommunikation. Denn je schneller der Highspeed-Zug Digitalisierung voranprischt, desto schneller und effizienter muss auch die Kommunikation der Mitarbeiter:innen untereinander sein. Nicht zuletzt durch die coronabedingte Ausweitung des Homeoffice-Angebots erlebt der virtuelle Austausch auf digitalen Plattformen wie Slack und Microsoft Teams einen regelrechten Boom. Gibt’s es dafür eine gute Erklärung?

Interne Kommunikation in Unternehmen

Die Erklärung:

„Interne Kommunikation ist ein Instrument der Unternehmenskommunikation, welches mittels klar definierter, regelmäßig oder nach Bedarf eingesetzter und kontrollierter Medien die Vermittlung von Informationen sowie die Führung des Dialogs zwischen der Unternehmensleitung und den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sicherstellt.“

(Meier 2002)

So weit, so gut. Aber „kontrollierte Medien“? Das liest sich auf den ersten Blick wie staatlich gelenkte Medien à la autoritäres Regime. Es gibt einige Unternehmen, in welchen Kommunikation wirklich dazu dient, ausschließlich konkrete bzw. „reine“ Informationen weiterzugeben und Anweisungen dadurch zu generieren. Aber grundsätzlich ist natürlich ist dem nicht so. Vielmehr bedeutet dies, dass für die interne Kommunikation je nach Bedarf eine oder mehrere ausgewählte Plattformen genutzt werden, um sich möglichst effizient und einheitlich miteinander auszutauschen.

Digitale Plattformen

Es gibt unzählige Plattformen, die von Unternehmen genutzt werden können. Im Folgenden werden drei digitale Kommunikationsgiganten vorgestellt (vgl. Glimm 2017):

  • Slack: Schon mal davon gehört? Seit 2013 für die interne Kommunikation nicht mehr wegzudenken: Das Überflieger Business-Chat-Programm wird heutzutage vielfältig in Unternehmen für Absprachen eingesetzt. Über sogenannten „Channels“ wird kommuniziert: Mitarbeitende können sich untereinander Dateien verschicken, private Chats einrichten (Chat-Channels), externe Partner:innen kontaktieren (über z.B. Marketing-Channels) und andere nützliche Tools, wie z.B. Trello oder Google-Kalender integrieren (vgl. Cengiz 2019). Durch die große Bandbreite an Möglichkeiten und integrativen Tools, bietet sich die digitale Plattform sehr gut für kleinere, aber auch für größere Unternehmen an, da Partner:innen mit ins Boot geholt werden können.
  • Microsoft Teams: Microsoft Teams bietet eine Chat-basierte Workspace-Umgebung und wird als Schnittstelle angesehen, die Kommunikation und Produktivität in Unternehmen verbessern soll. Grundsätzlich ist die Plattform sehr nützlich für die Zusammenarbeit in einem Team. Über schnelle Kommunikationswege können Absprachen getätigt werden. Außerdem bietet Microsoft Teams eine Möglichkeit zur „Durchführung und Moderation von professionellen Videokonferenzen“ (Siller 2021).
  • Workplace by Facebook: Diese Plattform ist quasi eine Intranet-Version von Facebook für Unternehmen. Workplace by Facebook bietet eine Kollaborationslösung an: Durch die Grundkenntnisse von Facebook bedarf es keinem großen Erklärungsbedarfs beim Einstieg in das digitale Tool (vgl. Roth 2016). Hier können sich Kolleg:innen über anstehende Projekte oder über die Mittagspause austauschen.

Neben den drei aufgeführten Plattformen – und den vielen anderen, die es sonst noch gibt – gibt es natürlich eine große Auswahl an „klassischen“ Instrumenten der internen Kommunikation. Hier ein Überblick:

Bild: Pixabay. Lizenzfreie Verwendung unter den Bedingungen von Pixabay.
  • Intranet (nichtöffentliches Rechnernetz (Netzwerk), besteht innerhalb Unternehmen für interne Zwecke)
  • Instant Messaging (Chat-basierte Kommunikation untereinander ohne viel Aufwand zur schnellen Absprache und Austausch)
  • Mitarbeiter:innenzeitschrift (Unternehmensinterne Zeitschrift, dienlich für den Austausch bzw. Präsentation von besonderen Ereignissen im Unternehmen)
  • Schwarzes Brett (früher oftmals in Unternehmen zu finden, wichtige Ereignisse, Post It‘s, Veranstaltungseinladungen werden hier für alle sichtbar)
  • Videokonferenz (klassische Form der Kommunikation in Unternehmen per Video)
  • Interner Newsletter (interne Berichterstattung über vergangene Projekte oder kommendes in Form eines digitalen Newsletters)
  • Interner Blog (Interne Aufarbeitung von Projekten, oder sonstige Bereitstellung von prägnanten Ereignissen und wissenswerten Fakten)
  • Präsenzveranstaltung (ja, das muss es auch geben: Echte Menschen begegnen sich, mit und ohne Tagesordnung bzw. mit einem dezidierten Themenschwerpunkt)

Diese „klassischen“ Instrumente bilden auf unterschiedlichen Ebenen eine Unterstützung im Austausch in variierenden Unternehmen. Je nach Bedarf und Hintergrund der beispielsweise entsprechenden Absprache wird ein Instrument angewandt. Grundsätzlich strebt eine interne Kommunikation daher in Unternehmen mehrere Ziele an (nach Plett 2021):

  1. Informations- und Wissenstransfer: Weitergabe von unternehmensinternem Wissen und Know-how; Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeiter:innen
  2. Dialog: Direkte Kommunikation mit entsprechenden Kolleg:innen; Bessere Feedback-Kultur; Mögliche Vermeidung von Konflikten
  3. Motivation und Bildung: Steigerung der Mitarbeiter:innenzufriedenheit; Stärkere Identifikation mit dem Unternehmen; Verbesserung des Klimas im Betrieb (vgl. Pett 2021)

Der schmale Grat zwischen Angebot und Überladung

Die ganze Klaviatur verschiedener Kommunikationskanäle klingt in der Theorie natürlich toll. Aber wie sieht es in der Praxis aus?

Mit der Verknüpfung von Zweckbestimmung, Wissen um die entsprechenden Ziele und die dazugehörigen Tools kann evaluiert werden, wann welches Instrument im Unternehmen angewendet werden soll bzw. sinnvoll ist. Wichtiger Gedanke ist dabei, dass der Einsatz von entsprechenden Instrumenten partizipativ mit den Mitarbeitenden durchdacht wird. Die Miteinbeziehung von Erfahrungsberichten, Wissen und Meinungen über die Instrumente von Mitarbieter:innen führt zu einer gemeinschaftlichen und eben partizipativen Lösung. Auch in Hinblick auf die benannten angestrebten Ziele der internen Kommunikation (nach Plett 2021) sind diese ohne Partizipation und Einbezug der Mitarbeitenden nicht realisierbar: Durch den partizipativen Austausch und die entsprechende Zielsetzung über die Kombination von Instrumenten und der gewünschten, sinnvollen Kommunikation in einem Unternehmen werden Informations- und Wissenstransfer, Dialog und Motivation/Bildung gefördert.

Ein entscheidender Faktor, den es auch bei der Auswahl von Instrumenten zu beachten gilt: Soziale Medien bzw. digitale Plattformen beherrschen einen nicht zu unterschätzenden Teil unseres Lebens.

Der durchschnittliche Deutsche verfügt über sechs verschiedene Social-Media-Konten und ist dort in der Regel [täglich] eine Stunde und 24 Minuten aktiv.“

(Kontor4 2021)

Damit die Mitarbeiter:innen in den Unternehmen von den verschiedenen Kommunikationsinstrumenten nicht überfordert werden, sollten sich Unternehmen auf zwei bis drei zentrale Instrumente beschränken (vgl. Fritzsche 2017). Darüber hinaus sollte entsprechend klar formuliert werden, welche Informationen über welchen Kanal genutzt beziehungsweise weitergegeben werden sollen. Somit können die Mitarbeiter:innen auf einer niedrigschwelligen Ebene an relevante Infos gelangen (vgl. Fritzsche 2017).

Fazit und Ausblick

Die häufig nicht durchdachte Anwendung entsprechender digitaler Plattformen für die interne Kommunikation in Unternehmen führt zu einer Überforderung und Unstimmigkeit auf Mitarbeiter:innenebene. Es bedarf also einer partizipativen Einbettung eben dieser Adressat:innen, um gemeinschaftlich nach sinnvollen Lösungen zu suchen. Auch sollte einbezogen werden, welches Instrument für welche Person wann am sinnvollsten erscheint. Durch das digitale Zeitalter verbringen wir in nie dagewesenem Ausmaß – und meist auch „ungewollt“ – Zeit auf sozialen Netzwerken. Ulrike Führmann schlägt folgende Praxistipps vor, die eine „sinnvolle interne Kommunikation“ gewährleisten:

  • Zweckbestimmung: Welchen Begriff wählen Sie für die interne Kommunikation? Ist er passend?
  • Verständnis: Was verstehen Sie genau darunter und wird das Verständnis von allen geteilt? Ist das Verständnis angemessen? Können Sie es mit Leben füllen?
  • Bedeutung: Welche Bedeutung räumen Sie der internen Kommunikation ein? Teilen das alle? Ist die Bedeutung angemessen? (vgl. Führmann o.J.)

Literaturverzeichnis

Titelbild

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Reflexion auf die Einzelarbeit

Bild: Pixabay. Lizenzfreie Verwendung unter den Bedingungen von Pixabay.

Austausch auf Distanz

Das Studium in Zeiten einer Pandemie fällt vielen Studierenden schwer. Die Lehre auf Distanz, ohne jegliche soziale Interaktion und Kontakt zu den Studierenden erschwert den Lernprozess. Die damit einhergehende Umstrukturierung auf einen Tag, welcher nur im online Format stattfindet, erfordert viel Geduld, Nachsicht und Flexibilität.

„Studieren nahm eine komplett neue Form an.“

Neue Methoden in der Online Lehre hatten variierende Effekte: Einerseits führten diese zu einem Perspektivwechsel und lösten Neugierde aus, durch das Erproben neuer Möglichkeiten gelang eine Form der Auffrischung des Tages vor dem Bildschirm, der Austausch in Kleingruppen ermöglichte ein persönlicheren Zugang zu den Mitstudierenden, Leistungsnachweise in Form von Gruppenarbeiten förderten die Kommunikation untereinander. Andererseits führten die äußeren Umstände durch die Corona Pandemie und die damit einhergehenden Umstellungen zu einer ständigen gesellschaftlichen Neuanpassung zur Müdigkeit, dies auch im gesamten Studium zuzulassen. Allein die Nachricht, dass das Studium asynchron oder digital stattfinden werde, erforderte eine enorme Neuformung der eigenen Anforderungen und Umwandlung persönlicher Bedürfnisse, welche an ein Studium gestellt wurden. All dies findet sich in der methodischen Auswahl wieder: Es ist der schmale Grat zwischen Angebot und Überladung. Lehrende ermöglichen den Studierenden viele Formen von Gruppenleistungen oder Gruppenarbeiten, welche sich sowohl positiv als auch negativ auswirken können: Absprachen in Gruppen können mühsam sein, Terminfindungen scheinen unmöglich, doch genauso sind Gespräche bereichernd und Aufgabenaufteilungen verringern den Arbeitsaufwand. Die eigene Balanceherstellung, welche keine Überforderung oder Überladung hervorruft, ist wahnsinnig schwer und erfordert ein Erproben bzw. eine subjektive Erfahrung in dem Bereich des online Studiums.

Diese Überlegungen und Selbstreflexionen bildeten gemeinsam das Fundament der vorliegenden Studienarbeit, die thematische Auswahl knüpft an die Reflexion an. Kommunikation untereinander, der Austausch mit Kommiliton:innen führt zu gemeinschaftlichen Erkenntnissen, welche auch individuell getätigt bzw. erfolgen können. Themenfindung, Evaluationen von Inhalten, welche im Seminar behandelt wurden, sind Prozesse, die in gewissen Situationen abgewägt werden sollten: Mache ich das jetzt alleine oder suche ich mir eine Gruppe? Diese Form der Abwägung und Balanceherstellung kombiniert mit der vorangestellten Selbstreflexion auf das Studium hat bei mir dazu geführt, dass ich diesen Leistungsnachweis alleine schreiben wollte. Andere Leistungsnachweise erfolgten in Gruppenarbeiten oder mussten sogar in solchen erfolgen. Manchmal fühle ich mich in solchen Entscheidungsprozessen allein und unsicher, der Austausch ohne Distanz fehlt, Gespräche und Absprachen auf dem Uni-Hof mit einer Tasse Kaffee scheint noch sehr fern. Doch die Auseinandersetzung und Recherche mit diesem Thema, welcher in dem Blogeintrag behandelt wird, hat dazu geführt, dass neue Methoden und Modelle zur Kommunikation (auch in sehr besonderen Zeiten wie jetzt) zu einer positiven Überraschung führen kann. Es ist und bleibt die Kombination, das Abwägen, die Balance und die Verbundenheit untereinander.

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